Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere B2B-Website b2b.vanillekiste.de (Geschäftskunden-Shop) sowie die mit ihr verbundenen Funktionen und Inhalte (nachfolgend „Onlineangebot“). Sie klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb dieses Onlineangebotes auf. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z. B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auch im B2B-Bereich verarbeiten wir personenbezogene Daten der Kontaktpersonen bei Geschäftskunden und unterliegen dabei vollumfänglich der DSGVO.

Verantwortlicher:
Name: Stefan Wissert
Straße Nr.: Kirchstr. 11
PLZ, Ort, Land: 79361 Sasbach am Kaiserstuhl, Deutschland
Inhaber: Stefan Wissert
E-Mailadresse: info@vanillekiste.de

Arten der verarbeiteten Daten:

– Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen, Firmendaten).
– Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummern).
– Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Bestellnotizen).
– Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie).
– Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungshistorie).
– Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
– Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen).

Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO):

Es werden keine besonderen Kategorien von Daten verarbeitet.

Kategorien der von der Verarbeitung betroffenen Personen:

– Geschäftskunden (Kontaktpersonen bei Unternehmen), Interessenten und Nutzer des Onlineangebotes, Geschäftspartner.
Nachfolgend bezeichnen wir die betroffenen Personen zusammenfassend auch als „Nutzer“.

Zweck der Verarbeitung:

– Zurverfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Inhalte und Shop-Funktionen.
– Erbringung vertraglicher Leistungen, Service und Kundenpflege.
– Registrierung, Freigabe und Verwaltung von Geschäftskundenkonten.
– Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern.
– Marketing, Werbung und Marktforschung.
– Sicherheitsmaßnahmen.

Stand: 06/2026

1. Verwendete Begrifflichkeiten
1.1. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z. B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

1.2. „Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

1.3. Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle bezeichnet, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2. Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Für das Setzen von Cookies und vergleichbaren Technologien gilt ergänzend § 25 TTDSG.

3. Änderungen und Aktualisierungen der Datenschutzerklärung
Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

4. Sicherheitsmaßnahmen
4.1. Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten sowie des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

4.2. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server mittels TLS/SSL.

5. Offenlegung und Übermittlung von Daten
5.1. Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z. B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z. B. beim Einsatz von Beauftragten, Hostinganbietern, Steuer-, Wirtschafts- und Rechtsberatern, Kundenpflege-, Buchführungs-, Abrechnungs- und ähnlichen Diensten).

5.2. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

6. Übermittlungen in Drittländer
Sofern wir Daten in einem Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter geschieht, erfolgt dies nur bei Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. D. h. die Verarbeitung erfolgt z. B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus – für die USA durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF) vom 10. Juli 2023 – oder der Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (sogenannte „Standardvertragsklauseln“).

7. Rechte der betroffenen Personen
7.1. Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden, und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.

7.2. Sie haben entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

7.3. Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

7.4. Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

7.5. Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

8. Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

9. Widerspruchsrecht
Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

10. Cookies und Widerspruchsrecht bei Direktwerbung
10.1. Als „Cookies“ werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der Nutzer gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem Nutzer während oder auch nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies bzw. „Session-Cookies“ werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem ein Nutzer das Onlineangebot verlässt und seinen Browser schließt (z. B. Warenkorb-Inhalt, Login-Status). Als „permanent“ oder „persistent“ werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. Als „Third-Party-Cookie“ werden Cookies von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen bezeichnet.

10.2. Wir setzen temporäre und permanente Cookies ein. Das Setzen von Cookies, die nicht technisch notwendig sind, erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung gem. § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Technisch notwendige Cookies (z. B. Warenkorb-Cookie, Session-Cookie) basieren auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.

10.3. Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketings eingesetzten Cookies kann über die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden.

11. Löschung von Daten
11.1. Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11.2. Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen etc.).

12. Registrierung, Freigabe und Bestellabwicklung im B2B-Shop
12.1. Die Registrierung als Geschäftskunde auf b2b.vanillekiste.de ist ein zweistufiger Prozess: Nach Eingabe der Unternehmens- und Kontaktdaten wird der Account manuell durch uns geprüft und freigegeben. Die im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten (Name, Unternehmen, Adresse, E-Mail, Telefon, ggf. USt-IdNr.) werden zum Zweck der Kundenverwaltung, Bonität- und Plausibilitätsprüfung sowie der Vertragsanbahnung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

12.2. Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden im Rahmen der Bestellvorgänge, um ihnen die Auswahl und die Bestellung der gewählten Produkte sowie deren Bezahlung und Lieferung zu ermöglichen. Zu den verarbeiteten Daten gehören Bestandsdaten, Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b (Durchführung Bestellvorgänge) und lit. c (gesetzlich erforderliche Archivierung) DSGVO.

12.3. Jede Bestellung im B2B-Shop wird automatisch über eine native Direktschnittstelle an unsere Warenwirtschaftssoftware Billbee übertragen (siehe Abschnitt 22). Die Rechnungserstellung und das Mahnwesen erfolgen über Billbee; Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden Ihnen per E-Mail zugestellt.

12.4. Nutzer können optional ein Nutzerkonto anlegen, in dem sie insbesondere ihre Bestellungen einsehen können. Wenn Nutzer ihr Nutzerkonto kündigen, werden deren Daten im Hinblick auf das Nutzerkonto gelöscht, vorbehaltlich einer Aufbewahrung aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen entspr. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Es obliegt den Nutzern, ihre Daten bei erfolgter Kündigung vor dem Vertragsende zu sichern.

12.5. Im Rahmen der Registrierung und Anmeldungen speichern wir die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen sowie der Nutzer an Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12.6. Die Löschung erfolgt nach Ablauf gesetzlicher Gewährleistungs- und vergleichbarer Pflichten; die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten wird alle drei Jahre überprüft. Im Fall der gesetzlichen Archivierungspflichten erfolgt die Löschung nach deren Ablauf (handelsrechtlich 6 Jahre, steuerrechtlich 10 Jahre).

13. Automatisierte Kundensegmentierung (ABC-Klassifizierung)
13.1. Zur internen Steuerung unserer Serviceleistungen und Ressourcenplanung führen wir eine automatisierte ABC-Analyse durch. Dabei werden die Bestelldaten der letzten 12 Monate ausgewertet und Geschäftskunden einer internen Umsatzklasse (A, B, C oder D) zugeordnet. Diese Klassifizierung dient ausschließlich internen Steuerungs- und Analysezwecken.

13.2. Die Analyse läuft täglich automatisiert auf Grundlage der in unserem System gespeicherten Bestellhistorie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter interner Ressourcen- und Servicesteuerung). Sie haben das Recht, auf Anfrage Auskunft über Ihre aktuelle Klassifizierung zu erhalten sowie einer automatisierten Einstufung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

14. Betriebswirtschaftliche Analysen und Marktforschung
14.1. Um unser Geschäft wirtschaftlich betreiben und Markttendenzen, Kunden- und Nutzerwünsche erkennen zu können, analysieren wir die uns vorliegenden Daten zu Geschäftsvorgängen, Verträgen, Anfragen etc. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Analysen dienen alleine uns und werden nicht extern offenbart, sofern es sich nicht um anonyme Analysen mit zusammengefassten Werten handelt.

14.2. Sofern diese Analysen oder Profile personenbezogen sind, werden sie mit Kündigung der Nutzer gelöscht oder anonymisiert, sonst nach zwei Jahren ab Vertragsschluss.

15. Kontaktaufnahme und Kundenservice
15.1. Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.

15.2. Die Angaben der Nutzer können in unserem internen Customer-Relationship-Management-System (VKCRM, siehe Abschnitt 21) gespeichert werden.

15.3. Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Anfragen von Kunden, die über ein Kundenkonto verfügen, speichern wir dauerhaft und verweisen zur Löschung auf die Angaben zum Kundenkonto. Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.

16. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles
16.1. Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.

16.2. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen für die Dauer von maximal sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

17. Onlinepräsenzen in sozialen Medien
17.1. Wir unterhalten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiliger Betreiber.

17.2. Soweit nicht anders im Rahmen unserer Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wir die Daten der Nutzer, sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z. B. Beiträge verfassen oder uns Nachrichten zusenden.

18. Google Analytics
18.1. Wir setzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen sowie auf Grundlage einer Einwilligung gem. § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, ein. Google verwendet Cookies und vergleichbare Tracking-Technologien. Die erzeugten Informationen über die Benutzung des Onlineangebotes werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

18.2. Google LLC ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, das die Europäische Kommission mit Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 anerkannt hat.

18.3. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen; IP-Adressen werden standardmäßig bereits vor der Speicherung anonymisiert. Nutzer können der Datenerfassung durch Google widersprechen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

19. Buchhaltung mit SevDesk
Für die Buchhaltung nutzen wir SevDesk der SEVENIT GmbH, Hauptstraße 40, 77652 Offenburg. SevDesk ist eine Buchhaltungssoftware, die uns ermöglicht, eine übersichtlichere und vereinfachte Buchhaltung zu führen. Hierfür werden die Daten, die Sie bei Ihrer Bestellung angeben, verarbeitet und gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

20. Google Re/Marketing-Services
20.1. Wir nutzen auf Grundlage einer Einwilligung gem. § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Marketing- und Remarketing-Dienste der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Google LLC ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Daten der Nutzer werden dabei pseudonym verarbeitet. Zu den eingesetzten Diensten gehört u. a. Google Ads (Conversion-Tracking) sowie der Google Tag Manager. Weitere Informationen: https://policies.google.com/technologies/ads.

21. Vanillekiste CRM – eigene Kundendatenbank
21.1. Wir betreiben ein eigenes Customer-Relationship-Management-System (im Folgenden „VKCRM“) auf unserem internen Mitarbeiterportal intern.vanillekiste.de. Das System läuft auf einer MariaDB-Datenbank, die bei unserem Hosting-Anbieter Hostinger innerhalb der Europäischen Union gehostet wird. Zugriff auf das VKCRM haben ausschließlich autorisierte Mitarbeiter.

21.2. Im VKCRM werden zu Zwecken der Kundenpflege, Auftragsabwicklung und des Kundenservice folgende Daten konsolidiert und verarbeitet:

  • Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon, Unternehmen, USt-IdNr.)
  • Bestellhistorie (aus WooCommerce B2B und Billbee)
  • Rechnungsdaten (aus der Buchhaltungssoftware SevDesk)
  • Kommunikations- und Service-Historien (Notizen, Anrufe, Tickets, E-Mails)
  • Kundensegmentierung (interne Klassifizierung)
  • Newsletter-Einwilligungsstatus (B2B-Newsletter Opt-in/Opt-out)

21.3. Die Daten werden im Wege nächtlicher automatisierter Synchronisierungen aus den jeweiligen Quellsystemen in das VKCRM übertragen. Es findet keine Übermittlung der im VKCRM gespeicherten Daten an externe Dritte statt.

21.4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an effizientem Kundenmanagement). Der Newsletter-Einwilligungsstatus wird auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gespeichert.

21.5. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) gespeichert.

22. Billbee – Warenwirtschaft und Rechnungsstellung
22.1. Jede über b2b.vanillekiste.de aufgegebene Bestellung wird automatisch über eine native Direktschnittstelle an unsere Warenwirtschaftssoftware Billbee der Billbee GmbH, Deutschland, übertragen. Billbee ist auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet.

22.2. In Billbee werden zu Zwecken der Auftragsabwicklung, Lagerhaltung, Rechnungserstellung und des Mahnwesens folgende Daten verarbeitet: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Bestellinhalt, Zahlungsart, Rechnungs- und Lieferdaten. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und ggf. Zahlungserinnerungen werden aus Billbee heraus per E-Mail an Sie zugestellt.

22.3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Archivierungspflichten). Datenschutzerklärung Billbee: https://www.billbee.io/datenschutz.

23. 3rd Party Plugins/Services

Die Vanillekiste teilt oder verkauft keine Kundendaten. Wir nutzen diverse Drittanbieter-Dienste in Form von WordPress-Plugins auf b2b.vanillekiste.de. Diese können unter Umständen Daten erfassen, zusätzliches Drittanbieter-Tracking einbetten und die Interaktion mit dem eingebetteten Content nachvollziehen.

Aktuell nutzen wir die folgenden Drittanbieter-Plugins:

24. Logistik

24.1 Fulfillment

B2B-Bestellungen werden in der Regel intern durch uns abgewickelt und kommissioniert. In Ausnahmefällen – insbesondere bei Bestellungen verkaufsfertig verpackter Artikel – kann die Abwicklung durch unser externes Fulfillment-Lager Hive Technologies GmbH, Wanheimer Str. 68, 40472 Düsseldorf, erfolgen. In diesem Fall werden die für die Auftragsabwicklung erforderlichen Daten (Name, Lieferadresse, Bestellinhalt) an Hive Technologies übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Datenschutzerklärung: https://www.hive.app/privacy.

24.2 Versand

Für den Versand beauftragen wir spezialisierte Versanddienstleister (üblicherweise Deutsche Post, DHL, DPD). Diese Dienstleister erhalten zum Zweck des Versands die Adressdaten übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

25. Jetpack (WordPress Stats)
25.1. Wir nutzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) das Plugin Jetpack (Unterfunktion „WordPress Stats“) von Automattic, Inc., 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA, zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe.

25.2. Automattic, Inc. ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Weitere Informationen: https://automattic.com/privacy/, https://jetpack.com/support/cookies/.

26. Facebook-Pixel Datenschutzerklärung
Wir verwenden auf unserer Webseite das Facebook-Pixel von Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Das Facebook-Pixel ermöglicht es, Werbeanzeigen gezielt an Personen auszuspielen, die unser Onlineangebot besucht haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Meta Platforms ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Datenschutzeinstellungen: https://www.facebook.com/ads/preferences/. Datenrichtlinien von Meta: https://www.facebook.com/policy.php.

27. Tidio Live-Chat und Chatbot
27.1. Wir setzen auf unserer Website das Live-Chat- und Chatbot-Tool Tidio ein, betrieben von Tidio LLC, 149 New Montgomery Street, 4th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Tidio ermöglicht es Besuchern, direkt mit uns zu kommunizieren und durch automatisierte Chat-Flows Standardanfragen zu beantworten.

27.2. Bei Nutzung des Chat-Widgets werden folgende Daten verarbeitet: Inhalte der Chat-Nachrichten, IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, besuchte Seiten, Zeitstempel. Sofern Sie im Chat Ihre Kontaktdaten angeben, können diese in unserem VKCRM (Abschnitt 21) gespeichert werden.

27.3. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für das Setzen von Cookies durch Tidio gilt § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Datenschutzerklärung Tidio: https://www.tidio.com/privacy-policy/.

28. Kommunikation via Post, E-Mail, Fax oder Telefon
28.1. Wir nutzen für die Geschäftsabwicklung und für Marketingzwecke Fernkommunikationsmittel, wie z. B. Post, Telefon oder E-Mail. Dabei verarbeiten wir Bestandsdaten, Adress- und Kontaktdaten sowie Vertragsdaten von Kunden, Teilnehmern, Interessenten und Kommunikationspartnern.

28.2. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit gesetzlichen Vorgaben für werbliche Kommunikationen. Die Kontaktaufnahme zu Werbezwecken erfolgt nur mit Einwilligung oder im Rahmen der gesetzlichen Erlaubnisse. Die verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

29. B2B-Newsletter
29.1. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Inhalte unseres B2B-Newsletters sowie das Anmelde- und Auswertungsverfahren und Ihre Widerspruchsrechte. Indem Sie unseren Newsletter abonnieren, erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden.

29.2. Inhalt und Rechtsgrundlage: Der B2B-Newsletter enthält Informationen zu unseren Produkten, Angeboten, Aktionen und unserem Unternehmen und wird nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Empfänger versandt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG.

29.3. Einwilligungsmanagement: Die Newsletter-Einwilligung (Opt-in/Opt-out) wird in unserem VKCRM (Abschnitt 21) gespeichert und mit der Newsletter-Abonnentenliste auf vanillekiste.de synchronisiert. Der Einwilligungsstatus kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden.

29.4. E-Mail-Versand via Brevo: Der technische Versand von B2B-Newsletter-E-Mails erfolgt über die Transactional-E-Mail-API der Brevo SAS (ehemals Sendinblue), 7 rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich. Brevo fungiert dabei ausschließlich als technischer Versanddienstleister (SMTP-Relay). Kontaktdaten werden nicht dauerhaft in Brevo gespeichert; Brevo verarbeitet lediglich die für die Zustellung technisch notwendigen Daten (E-Mail-Adresse des Empfängers, Zeitstempel, Zustellungsstatus). Da Brevo ein europäisches Unternehmen ist, findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt. Datenschutzerklärung Brevo: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/.

29.5. Erfolgsmessung: Die Newsletter enthalten einen sog. „Web-Beacon“, d. h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters von unserem Server abgerufen wird. Dabei werden technische Informationen (Browser, System, IP-Adresse, Zeitpunkt, geklickte Links) erhoben. Diese Informationen werden zur technischen Verbesserung der Services sowie zur Analyse der Lesegewohnheiten genutzt.

29.6. Newsletter-Empfänger können den Empfang jederzeit kündigen. Mit der Abmeldung werden die für den Newsletterversand verarbeiteten personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn deren Aufbewahrung ist rechtlich geboten. Wir können insbesondere die ausgetragenen E-Mail-Adressen bis zu drei Jahren auf Grundlage unserer berechtigten Interessen speichern, um eine ehemals gegebene Einwilligung nachweisen zu können.

30. Automatisierte Shop-E-Mails via Shopmagic
30.1. Wir nutzen das WordPress-Plugin „Shopmagic“ des Anbieters WPDesk sp. z o.o., ul. Świdnicka 19/1, 50-066 Wrocław, Polen, um automatisierte E-Mails im Zusammenhang mit Bestellvorgängen zu versenden.

30.2. Shopmagic läuft auf unserem eigenen Server und überträgt keine Kundendaten dauerhaft an den Plugin-Anbieter. Verarbeitet werden Bestelldaten und Kundenkontaktdaten ausschließlich zum Zweck der Auftragsabwicklung und Kundenkommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen: https://shopmagic.app/.

31. Zahlungsabwicklung durch Mollie (gilt ausschließlich für b2b.vanillekiste.de)
Anbieter ist die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Mit Hilfe von Mollie können wir verschiedene Zahlungsmethoden (u. a. Kreditkarte, SEPA-Lastschrift) integrieren. Verarbeitet werden Name, Adresse, Kontonummer, Betrag sowie Datum und Uhrzeit des Einkaufs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Details: https://www.mollie.com/de/privacy.

32. Zahlungsabwicklung durch PayPal (gilt ausschließlich für b2b.vanillekiste.de)
Anbieter des Zahlungsdienstes ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Soweit Sie die Zahlung per PayPal auswählen, werden die von Ihnen eingegebenen Zahlungsdaten an PayPal übermittelt. PayPal kann diese Daten zur Betrugsprävention und zur Durchführung der Zahlung verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Datenschutzerklärung: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full.

33. Zahlung per Banküberweisung (gilt ausschließlich für b2b.vanillekiste.de)
Bei Zahlung per Banküberweisung teilen wir Ihnen unsere Bankverbindung mit. Zur Zuordnung Ihrer Zahlung verarbeiten wir den Verwendungszweck, den überwiesenen Betrag sowie die im Kontoauszug ausgewiesenen Absenderdaten (Name, IBAN). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich durch uns und unsere Hausbank; es werden keine Daten an externe Zahlungsdienstleister weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

34. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
34.1. Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z. B. Videos oder Schriftarten einzubinden. Drittanbieter können sog. Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als „Web Beacons“ bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden.

34.2. Übersicht der eingesetzten Drittanbieter-Inhalte:
– Falls unsere Kunden Zahlungsdienste Dritter nutzen, gelten die Geschäftsbedingungen und Datenschutzhinweise der jeweiligen Drittanbieter.
– Externe Schriftarten von Google, LLC., https://www.google.com/fonts („Google Fonts“). Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy.
– Landkarten des Dienstes „Google Maps“ des Drittanbieters Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/.
– Funktionen des Dienstes Instagram, angeboten durch Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: http://instagram.com/about/legal/privacy/.
– Social Plugins des sozialen Netzwerkes Pinterest, betrieben von Pinterest Europe Ltd., Palmerston House, 2nd Floor, Fenian Street, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://about.pinterest.com/de/privacy-policy.